Besluit tot instelling van de adviescommissie “Dorpsraad Borkel en Schaft” zoals bedoeld in artikel 84 Gemeentewet alsmede besluit tot vaststelling huishoudelijk reglement van deze commissie
Begripsbepalingen
Artikel 1
Dit reglement verstaat onder:
- dorpsraad: de dorpsraad Borkel en Schaft;
- Borkel en Schaft: het gebied dat is aangeduid op de bij dit reglement behorende en als zodanig gewaarmerkte situatietekening;
- Ingezetenen: degenen die werkelijke woonplaats hebben in Borkel en Schaft, blijkende uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Valkenswaard.
Samenstelling
Artikel 2
1. De dorpsraad bestaat uit negen leden.
- Voor het lidmaatschap van de dorpsraad is vereist dat men ingezetene is,de leeftijd van 18
jaar heeft bereikt en niet is uitgesloten van het kiesrecht.
- Met betrekking tot de vereisten die tevens worden gesteld aan het kunnen verkrijgen van
het lidmaatschap van de dorpsraad is het bepaalde in artikel 10, tweede en derde lid, van
de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Doelstelling
Artikel 3
- De dorpsraad geldt als een adviescommissie ex. artikel 84 Gemeentewet, welke is ingesteld door de raad, burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voorzover zijn/haar bevoegdheid betreffende.
- De dorpsraad adviseert voormelde bestuursorganen, gevraagd en ongevraagd over zaken welke het territorium van Borkel en Schaft aangaan.
Zittingsduur
Artikel 4
- De leden van de dorpsraad worden benoemd voor de periode van vier jaren, parallel lopend aan de zittingsperiode van Provinciale Staten.
- Indien een lid niet langer aan de voorwaarden voldoet die het lidmaatschap van de dorpsraad rechtvaardigt, vervalt zijn lidmaatschap van de dorpsraad terstond.
- Wie ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats tot lid wordt benoemd, treedt af op het tijdstip waarop degene moest aftreden in wiens plaats hij is benoemd.
Procedure kandidaatstelling/verkiezing
Artikel 5
- De dag van de kandidaatstelling voor verkiezing van leden van de dorpsraad is tenminste zes weken voor de dag van de verkiezing, door burgemeester en wethouders te bepalen.
- Alsdan worden kandidaten gesteld ter vervulling van de plaatsen van de leden die aftredend zijn.
- Tenminste drie weken voor de dag van kandidaatstelling geschiedt hiervan door burgemeester en wethouders openbare kennisgeving.
- Kandidaatstelling geschiedt op een door burgemeester en wethouders te bepalen tijdstip. Bij de kandidaatstelling dient een schriftelijke verklaring aan burgemeester en wethouders te worden overlegd waaruit blijkt dat de kandidaat instemt met zijn of haar kandidaatstelling.
Artikel 6
- Burgemeester en wethouders onderzoeken de kandidaatstelling.
- Indien niet wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 4, lid 2 en lid 3 van dit reglement, wordt de kandidaatstelling van de betreffende persoon geweigerd.
- Burgemeester en wethouders doen publicatie van de ontvangen en geaccepteerde kandidaatstelling, bedoeld in artikel 5, lid 1 van dit reglement.
Artikel 7
- Burgemeester en wethouders gaan over tot samenstelling van een rond gesloten lijst, waarop de plaats van de kandidaten bij loting wordt bepaald.
- De uitslag van de loting wordt voor een ieder ter gemeentesecretarie ter inzage gelegd.
- Van de ter inzage legging geschiedt openbare kennisgeving door de burgemeester.
Artikel 8
- Ingezetenen die op de dag van de kandidaatstelling de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt en niet ingevolge artikel B5 van de Kieswet van de uitoefening van het kiesrecht zijn uitgesloten, zijn bevoegd aan de verkiezing van de leden van de dorpsraad deel te nemen.
- Verkiezing van leden van de dorpsraad geschiedt gelijktijdig met de verkiezing van de leden van provinciale staten.
- Ten aanzien van de kiesgerechtigdheid is het bepaalde in artikel B3, tweede en derde lid, van de Kieswet van overeenkomstige toepassing.
Artikel 9
- Tenminste vijf dagen vóór de dag der stemming ontvangt elke ingezetene, die gerechtigd is aan de stemming deel te nemen, van burgemeester en wethouders een oproeping voor de stemming, waarop tevens een mogelijkheid tot stemmen bij volmacht is aangegeven. Iedere kiesgerechtigde mag maximaal twee volmachten accepteren.
- De indeling van de oproeping wordt door burgemeester en wethouders vastgesteld.
- Tegelijkertijd met de oproeping voor de stemming zenden burgemeester en wethouders aan elke ingezetene die gerechtigd is aan de stemming deel te nemen, een lijst van kandidaten, die is verkregen door toepassing van artikel 8, lid 1.
Artikel 10
- Burgemeester en wethouders wijzen het lokaal aan waarin de verkiezing plaatsvindt.
- Burgemeester en wethouders benoemen tijdig voor elke verkiezing de voorzitter en drie leden van het stembureau, alsmede een voldoende aantal plaatsvervangende leden.
- Burgemeester en wethouders geven aanwijzingen voor de uitoefening van taken en werkzaamheden voor de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden van het stembureau op de dag van de verkiezing.
Artikel 11
Het stembureau houdt zitting van 07.30 tot 21.00 uur.
Artikel 12
- Iedere kiesgerechtigde ingezetene, die aan de verkiezing deelneemt, moet op zes kandidaten zijn stem uitbrengen.
- Het stembiljet is ongeldig als:
- andere stembiljetten dan die welke toegestaan zijn, worden gebruikt;
- stembiljetten, waarbij minder of meer dan zes stemvakken zijn rood gemaakt;
- stembiljetten, waarop ongeacht of zij al dan niet op de juiste wijze zijn ingevuld, bijvoegingen geplaatst zijn of die een aanduiding van de kiezer bevatten.
Artikel 13
- De uitslag van de verkiezing wordt vastgesteld in een door de voorzitter en de leden op te maken en te ondertekenen proces-verbaal, waarvoor het model wordt vastgesteld door burgemeester en wethouders.
- Uit het vast te stellen model moet in ieder geval blijken hoeveel geldige stemmen per kandidaat zijn uitgebracht.
- Het proces-verbaal wordt nog op de dag van de verkiezing aan de burgemeester overhandigd.
Benoemingsprocedure leden
Artikel 14
- Burgemeester en wethouders stellen binnen drie dagen na de dag van de verkiezing de uitslag vast en bepalen de volgorde van de lijst aan de hand van de geldig uitgebrachte stemmen per kandidaat zijn uitgebracht, waar, bij een gelijk aantal stemmen per kandidaat het lot beslist.
- De eerste negen kandidaten van de lijst krijgen van burgemeester en wethouders bericht dat burgemeester en wethouders voornemens zijn hen als lid van de dorpsraad te benoemen.
- Binnen een week na ontvangst van het onder lid 2 van dit artikel bedoelde bericht geeft de gekozene aan burgemeester en wethouders kennis of de gekozene al dan niet kan instemmen met dit voornemen.
- Bij niet tijdige of negatieve kennisgeving door de gekozene wordt de opvolgende van de vastgestelde lijst in kennis gesteld van voorgenomen voordracht tot benoeming. Eenzelfde procedure wordt gevolgd bij het vervullen van vacatures tijdens de zittingsduur van de dorpsraad. Het bepaalde in lid 3 van dit artikel vindt overeenkomstige toepassing.
Artikel 15
Een lid van de dorpsraad kan niet tegelijkertijd als hetzij ambtenaar hetzij op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam zijn voor de gemeente Valkenswaard.
Artikel 16
Ingevolge artikel 84 lid 2 juncto artikel 83 lid 2 van de Gemeentewet is het lidmaatschap van de dorpsraad onverenigbaar met het lidmaatschap van de raad, lid zijn van burgemeester en wethouders, of het burgemeesterschap.
Artikel 17
De overeenkomstig artikel 14 van dit reglement verkregen kandidaat leden worden door burgemeester en wethouders benoemd indien en voorzover wordt voldaan aan de eisen van verkiesbaarheid, alsmede geen onverenigbare betrekking wordt bekleed.
Dagelijks bestuur
Artikel 18
- Het dagelijks bestuur bestaat in ieder geval uit twee leden, te weten de voorzitter en de secretaris;
- Desgewenst kan aan het dagelijks bestuur een derde persoon worden toegevoegd. Het derde lid van het dagelijks bestuur vervult de functie van penningmeester of 2e secretaris;
- Bij ontstentenis van een van de leden van het dagelijks bestuur kan een algemeen lid worden belast met de vervulling van de tijdelijk opengevallen functie.
Verkiezing leden dagelijks bestuur
Artikel 19
- De nieuw gekozen dorpsraad bepaalt het aantal leden van het dagelijks bestuur, alsmede welke taken zij vervullen;
- Gekozen leden van de dorpsraad kunnen zich verkiesbaar stellen voor het vervullen van een bestuursfunctie;
- De verkiezing van bestuursleden geschiedt door de leden van de nieuw gekozen dorpsraad, bij meerderheid van stemmen;
- De voorzitter wordt door de dorpsraad in functie gekozen;
- De secretaris en de penningmeester (of 2e secretaris) worden door de gekozen bestuursleden uit hun midden gekozen;
- Indien bij stemming niemand de meerderheid verkrijgt, vindt herstemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen verkregen;
- Voorafgaande aan de stemming benoemt de vergadering twee leden tot stemopnemers;
- De stemopnemers onderzoeken of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal dorpsraadsleden. Wanneer dit niet het geval is wordt er een nieuwe stemming gehouden;
- De inhoud van de stembriefjes wordt door een van de stemopnemers voorgelezen en door de andere stemopnemer nagezien en geteld;
- Het dagelijks bestuur kiest uit de dorpsraadsleden een 2e secretaris (of penningmeester).
Voorzitter
Artikel 20
- De voorzitter coördineert de werkzaamheden van het bestuur;
- De voorzitter leidt de vergaderingen en ziet er op toe dat de dorpsraad optreedt en handelt overeenkomstig de bedoelingen van het convenant en de inhoud van het reglement;
- Hij zorgt dat de leden voldoende in de gelegenheid worden gesteld hun mening omtrent een aan de orde zijnd onderwerp kenbaar te maken;
- Hij draagt zorg voor contacten met externen, in onderling overleg met de secretaris;
- Hij treedt op als de officiële woordvoerder van de dorpsraad voorzover deze taak niet aan een ander lid is opgedragen;
- Hij geeft leiding aan de overige bestuursleden en aan het dorpsraadslid dat de functie van penningmeester c.q. 2e secretaris vervult waaronder het bepalen van de taakverdeling;
- Hij onderwerpt de conceptnotulen aan de goedkeuring van de vergadering.
Secretaris
Artikel 21
- De secretaris zorgt voor het bijeenroepen van de dorpsraadsleden ten behoeve van vergaderingen en extra overleg;
- Hij draagt zorg voor verzending van vastgestelde notulen aan burgemeester en wethouders. De opmaak van de notulen kan hij desgewenst delegeren aan de 2e secretaris;
- Hij draagt er zorg voor dat de conceptnotulen binnen een maand na de vergadering aan de leden worden toegezonden;
- Hij voert de administratie en documentatie, voor zover deze taak niet aan anderen is opgedragen en verzorgt de afhandeling van correspondentie naar derden;
- Hij zorgt ervoor dat formele stukken van de dorpsraad zowel door de voorzitter als de secretaris zijn ondertekend;
- Met betrekking tot uitgaande brieven die elektronisch worden verzonden draagt de secretaris er zorg voor dat de inhoud met de voorzitter c.q. de andere leden van het dagelijks bestuur is afgestemd;
- Hij treedt bij afwezigheid van de voorzitter als zijn vervanger op;
- Hij stelt, in onderling overleg met de voorzitter, de agenda op van de dorpsraadvergadering. De uitnodigingen voor het deelnemen aan de vergadering worden door hem verstuurd, met de daarbij behorende stukken.
2e Secretaris
Artikel 22
- De 2e secretaris ondersteunt de secretaris bij de uitoefening van het secretariaat;
- De feitelijke taakinhoud van de 2e secretaris wordt in onderling overleg met de secretaris vastgesteld.
Penningmeester
Artikel 23
- De penningmeester beheert de geldmiddelen en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven van de dorpsraad voorzover dit niet aan anderen is opgedragen, zodanig dat de baten en schulden van de dorpsraad te allen tijde aanstonds kunnen worden gekend;
- Hij is verplicht aan de overige leden van de dorpsraad inzage te geven van de kas en alle boeken en bescheiden en ook overigens alle inlichtingen te verstrekken welke de overige leden van de dorpsraad van hem terzake van zijn beheer mogen verlangen;
- De overige leden van de dorpsraad kunnen de penningmeester te allen tijde ter verantwoording roepen terzake aangelegenheden die betrekking hebben op de uitvoering van zijn taak;
- Hij legt de ontworpen conceptbegroting ter toetsing aan de vergadering voor;
- Hij presenteert een overzicht van ontvangsten en uitgaven gedaan in het afgesloten boekjaar.
Vergaderingen
Artikel 24
- De dorpsraad vergadert ten minste driemaal per jaar en voorts zo dikwijls als door de voorzitter nodig wordt geoordeeld of door tenminste drie leden schriftelijk met opgave van redenen aan de voorzitter wordt gevraagd.
- De vergaderingen worden belegd door de voorzitter, die zorgt dat ieder lid, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste vijf dagen vóór het houden van een vergadering onder vermelding zoveel mogelijk van de zaken waarvoor de vergadering is belegd, wordt opgeroepen.
- De dorpsraad belegt per jaar ten minste éénmaal een vergadering met de ingezetenen, welke daarvoor bij openbare kennisgeving worden uitgenodigd.
Artikel 25
- De vergaderingen worden in het openbaar gehouden.
- De voorzitter draagt er zorg voor dat tegelijk met de oproeping, dag, uur en plaats van de vergadering ter openbare kennis worden gebracht.
- De dorpsraad vergadert in besloten kring wanneer tenminste 1/5e gedeelte van het aantal leden zulks vordert of de voorzitter dit nodig acht.
- De dorpsraad beslist vervolgens of in besloten kring zal worden vergaderd. Het besluit daartoe behoeft een 2/3e meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige leden.
- De artikelen 9, 20, 21 lid 1, 25, 26 en 29 tot en met 32, Gemeentewet, zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat voor “raad” wordt gelezen “dorpsraad” en dat voor “burgemeester” wordt gelezen “voorzitter”en voor “burgemeester en wethouders” wordt gelezen “voorzitter en secretaris”.
Voorbereiding/uitvoering werkzaamheden
Artikel 26
Het dagelijks bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken en voert de regie ten aanzien van het tot stand brengen van adviezen en besluitvormingsprocessen.
Artikel 27
Een afvaardiging van de dorpsraad en een afvaardiging van het college van burgemeester en wethouders zullen ten minste twee keer per jaar overleggen. Indien beide partijen dit wenselijk achten kan een extra overleg plaatsvinden. De partij die om dit extra overleg verzoekt, dient bij dit verzoek een overzicht van gesprekspunten te voegen.
Vergoeding
Artikel 28
- De leden van de dorpsraad ontvangen een bedrag per bijgewoonde vergadering als bedoeld in artikel 24 van dit reglement, met een maximum van zes vergaderingen per jaar. Vaststelling van dit bedrag geschiedt jaarlijks aan de hand van door de Minister van Binnenlandse Zaken vastgestelde maximumbedragen voor het bijwonen van commissieleden aan vergaderingen.
- De aanwezigheid bij een vergadering wordt vastgesteld middels de ondertekening van een presentielijst.
Artikel 29
- Jaarlijks vóór 1 februari stellen burgemeester en wethouders een bedrag ter hoogte van 80% van de voorlopig goedgekeurde begroting van het betreffende jaar betaalbaar. Dit bedrag wordt in de vorm van een voorschot ter beschikking gesteld;
- Jaarlijks vóór 1 mei verstrekt de dorpsraad schriftelijk aan burgemeester en wethouders het financiële jaarverslag over het voorafgaande jaar;
- Burgemeester en wethouders beoordelen het financiële jaarverslag als bedoeld in lid 2 van dit artikel uiterlijk 12 weken na ontvangst;
- Na goedkeuring van het financiële jaarverslag van het voorgaande jaar stellen burgemeester en wethouders de begroting van het lopende jaar definitief vast en stellen een bedrag ter grootte van het verschil tussen de definitief vastgestelde begroting en het verstrekte voorschot betaalbaar;
- Jaarlijks vóór 1 november verstrekt de dorpsraad schriftelijk aan burgemeester en wethouders een onderbouwde begroting voor het volgende jaar;
- Burgemeester en wethouders beoordelen de begroting als bedoeld in lid 5 van dit artikel uiterlijk 12 weken na ontvangst;
Einde lidmaatschap
Artikel 30
Tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap door burgemeester en wethouders vindt plaats:
- op eigen verzoek;
- wanneer niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden die het lidmaatschap van de dorpsraad rechtvaardigen;
- door overlijden;
- op voorstel van de dorpsraad om tot royering over te gaan vanwege dwingende redenen, welke gelegen zijn in de relationele sfeer, waarbij een dergelijk voorstel door ten minste 2/3 van de leden van de dorpsraad wordt gedragen en als zodanig is ondertekend.
Inwerkingtreding
Artikel 31
Dit besluit treedt in werking de dag na publicatie zoals bedoeld in artikel 139 Gemeentewet.
burgemeester en wethouders van Valkenswaard,
secretaris, burgemeester,
drs. R.F.W. van Eijck drs. A.B.A.M. Ederveen
burgemeester van Valkenswaard, februari 2011
drs. A.B.A.M. Ederveen
gemeenteraad van Valkenswaard, februari 2011
de raadsgriffier, de voorzitter,
mr. C.J. Dorsman drs. A.B.A.M. Ederveen
|
